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¿Tu empresa ya está adaptada a la normativa del registro de jornada? Claves y soluciones para adaptarte al registro de jornada, si todavía no lo has hecho.

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El pasado 12 de mayo de 2019 entró en vigor de la nueva normativa sobre el control horario y el registro de jornada laboral que implica la obligatoriedad por parte de todas las empresas de llevar a cabo un control horario de la jornada de trabajo de todos sus empleados, independientemente del tipo de jornada que hagan, ya sea jornada parcial o completa.

Durante los primeros seis meses, después de la entrada en vigor de la normativa, comenzaron a aparecer las primeras noticias relacionadas con las sanciones que Inspección de Trabajo, órgano dependiente del Ministerio de Trabajo, impuso y que ascendían a un valor de 113.000 euros. En total se detectó que el 21% de las empresas inspeccionades la incumplían.

Partiendo de la base de la obligatoriedad de aplicar la normativa y de las consecuencias que se están derivando por el incumplimiento de la misma, es evidente que las empresas que todavía no hayan regularizado la situación se exponen a un elevado riesgo de ser sancionadas.

Antes de seguir avanzando, es importante saber que en el registro debe constar tanto la hora de entrada como de salida del trabajador, así como las pauses (desayuno, asuntos personales, medico,...). Toda la información de registro debe poder ser accesible por parte del trabajador, los representantes sindicales e Inspección de Trabajo o Seguridad Social, en caso de que vinieran a hacernos una inspección. Además, la empresa tiene la obligación de guardar los datos durante cuatro años.

Está claro que con todo el pliego de requisitos que conlleva la ley es importante saber cómo hacerlo para cumplir con la obligación legal, sin morir en el intento.

Existen varias maneras de gestionar el control horario y de presencia de los trabajadores. Estas, pueden ser, por ejemplo, una hoja Excel en el que se registran una a una las entradas y salidas de cada trabajador. Normalmente suele ser cada trabajador quien lleva el registro y hace las anotaciones. Ésta puede ser una opción viable para microempresas o empresas con muy pocos trabajadores, pero cuando se trata de PYMES con un número de trabajadores mayor resulta muy difícil de utilizar, sobre todo porque hay que registrarlo diariamente y requiere la firma de la hoja de registro por parte del trabajador y de la empresa. Por lo tanto, se convierte en un método poco práctico y fácil de caer en errores y olvidos. Además, si bien el uso de Excel como hoja de registro se considera un método legal, no puede olvidarse que este está en el punto de mira de los inspectores, y más aún en aquellas empresas donde el personal está contratado para jornadas laborales de 4 horas. En estos casos, es fácil generar la sospecha de que se esté incumpliendo la ley y que se están realizando, por ejemplo, horas extraordinarias sin ser declaradas o fuera de contrato.

Si bien es cierto que hay diversas maneras, ya sea manual o automática, de gestionar el control horario y de presencia de los trabajadores, para las pequeñas y medianas empresas es recomendable la solución ZKTime que permite realitzar todos los registros a través de un terminal, mediante identificación facial, la que destacamos por ofrecer un 100% de efectividad, y aternativa como código, tarjeta de proximidad, huella dactilar, etc ...

Además, en el caso de ZKTime, incorpora una aplicación para trabajadores con necesidades de movilidad (comerciales, técnicos, obras…) y fichar vía teléfono móvil y geo-localización

La elección del método, dependerá en gran medida el tamaño de la empresa y el tipo de tareas que desarrollan sus trabajadores. Sin embargo, a la hora de hacer la elección es importante tener en cuenta que el sistema elegido garantice la máxima fiabilidad de la información, impida la alteración de los datos por parte de la empresa o del trabajador, y sobre todo cumpla la normativa en materia de Protección de Datos.

Desde el Organismo Estatal de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en coordinación con las Comunidades Autónomas, tiene previsto poner en marcha durante este 2020 una campaña centrada en el control del registro de jornada en las empresas. Por este motivo es necesario que las empresas tomen conciencia de la importancia de aplicar de forma rigurosa y correcta la normativa a sus empresa, a fin de no incurrir en el incumplimiento de la ley y en consecuencia a fuertes sanciones económicas.

Puedes pedirnos más información.

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