Coronavirus. ¿Está mi empresa preparada para el teletrabajo?

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La situación creada ante la pandemia del coronavirus, y que ha obligado a muchas empresas a enviar sus empleados a trabajar desde sus hogares, ha introducido de golpe y porrazo la necesidad que implementar un método de trabajo poco extendido. Hablamos del teletrabajo.

El teletrabajo, también conocido como trabajo remoto consiste en desempeñar una actividad profesional sin estar presente físicamente en el puesto de trabajo durante la jornada laboral.

Pero trabajar desde casa no se trata simplemente de enviar al empleado a seguir trabajando desde su hogar, sino que ello implica una serie cambios necesarios para hacer viable la continuidad del desempeño de su labor profesional desde una nueva ubicación

El hecho que la crisis provocada por el COVID-19 haya irrumpido con tanta fuerza y tan poco margen de maniobra, ha sacado a relucir las carencias de aquellas empresas que no estaban preparadas para iniciar el teletrabajo de sus empleados. Pero sin entrar en la situación particular de cada empresa intentaremos dar respuesta a la gran pregunta de:  

¿Está mi empresa preparada para el teletrabajo?

Una forma que nos servirá para saber si nuestra empresa está preparada para el trabajo remoto o teletrabajo será analizando los puntos más importantes que permitan desarrollar el trabajo des de casa de forma segura para el empleado y para la empresa. Vamos a ellos.

Correo electrónico

Son muchos los empleados que antes de la situación actual ya tenían su correo electrónico configurado en un ordenador portátil o en un Smartphone. Habitualmente los servidores de correo electrónico de tipo local con los que se trabaja utilizan protocolos POP3 o IMAP. No obstante, estos no son del todo seguros y sería recomendable migrar a paquetes como Microsoft Office 365 que permiten el acceso desde un equipo externo de forma segura, además de ofrecer acceso a las herramientas de productividad que ofrece el sistema operativo Microsoft Office, así como almacenar todos los archivos en uno.

Conexión y acceso a los datos del servidor de la empresa

En el caso que la empresa tenga una solución ERP en local, es importante saber que existe la posibilidad de continuar desarrollando la actividad habitual desde cualquier lugar a través de una conexión remota. Una de las opciones es habilitando Microsoft Terminal Server o conexiones de escritorio remotas en el PC del usuario. Una vez realizada la configuración, los programas de gestión ya estarán habilitados para la conexión remota y realizar el teletrabajo. Es recomendable realizar la configuración mediante el soporte de un equipo informático.

Seguridad

Uno de los aspectos más importantes a a tener en cuenta para no poner en jaque la seguridad de la empresa es precisamente la seguridad de las redes domésticas. En el caso de las empresas, estas acostumbran a trabajar con entornos seguros, pero no ocurre lo mismo con cuando se trata de trabajar desde casa. En ese caso será clave que el acceso a la información interna de la empresa se realice desde una red considerada segura, y obtener permiso para acceder a ella. Para habilitar un acceso remoto será necesaria la tecnología VPN o Red Privada Virtual. Esta es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una red pública o no controlada como Internet. Esa tecnología permite simular una ubicación de forma virtual y acceder a las redes de la empresa desde casa, y al mismo tiempo, permite establecer restricciones y condiciones de acceso a una u otra información de la empresa, limitando así el acceso del empelado sólo a la información que realmente requiere.

VPN o Red Privada Virtual

Otro aspecto no menos importante en relación a la seguridad es el hecho de tener los equipos de trabajo actualizados, puesto que es un canal de muy fácil a través del cual los piratas informáticos pueden atacar a nuestros equipos y a toda la red de la empresa.

Centralita telefónica virtual

Un elemento imprescindible para que un negocio pueda continuar estando operativo al 100% con sus empleados en casa haciendo teletrabajo es que la empresa disponga de una Centralita Virtual, también conocida como Cloud PBX. Se trata de una centralita telefónica IP que está alojada en la nube y los datos se transfieren a través de Internet.

Una centralita virtual permite mantener la conexión directa con los clientes, y que estos puedan llamar a la empresa y ser atendidos con la misma calidad de servicio que si el empelado estuviera en la oficina.

Su implementación requiere un teléfono IP o softphone y conexión a Internet (pendent enllaç article blog), y en una situación como la actual dónde no está claro el tiempo que durará el estado de alarma, la solución de centralita virtual permite tener contacto directo con los clientes y no perder oportunidades de negocio.

Control horario

Una de las dificultades con las que se puede encontrar las empresas que desempeñan el teletrabajo es el registro de la jornada laboral. Existen soluciones como ZKtime que permite registrar de forma remota mediante teléfono móvil o geo-localización. No obstante, si el programa de control horario de una empresa no permite esta opción, existe la posibilidad de hacerlo mediante el envío de un correo electrónico al inicio y finalización de la jornada, o bien mediante un registro en una hoja Excel durante el periodo que dure el Estado de alarma provocada por la pandemia del COVID-19

En definitiva, la irrupción de una nueva forma de trabajo desde casa, de forma individual, pero con la necesidad compartir y utilizar información ubicada fuera del nuevo entorno laboral está propiciando a las empresas la necesidad de ponerse al día y a implementar la tecnología que permita a sus empleados seguir ejerciendo la actividad laboral desde sus cases para garantizar, , siempre que sea posible, la continuidad del negocio.

Y tu empresa, ¿está preparada para el teletrabajo de sus empleados? Solicita información sin compromiso y te asesoramos en cómo mejorar el teletrabajo de tu empresa y afrontar la crisis del coronavirus sin que tu negocio ser vea afectado.

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